Wat doet een reserveringssysteem?
Een reserveringssysteem is de tafelplanning van je restaurant. Gasten reserveren via een knop op je site of op je Google-profiel, het systeem kijkt of er plek is en zet de reservering in je overzicht. Jij ziet per avond wie er komt, hoeveel personen, en welke tafel vrij is.
- Online boeken, dag en nacht, zonder dat iemand opneemt.
- Een tafelplanning met de bezetting per tijdslot.
- Bevestigingen en herinneringen per e-mail of sms, soms een aanbetaling tegen no-shows.
- Een gastenbestand: wie wanneer kwam, en wat hij vroeg.
Wat een reserveringssysteem niet doet: de telefoon opnemen. De meeste systemen bieden hoogstens een bandje of een keuzemenu dat de beller naar de online boeking stuurt. Een gast die belt, belt meestal juist omdat hij niet online wil boeken, of een vraag heeft die niet in een formulier past: een kinderstoel, een allergie, een groep.
Wat doet een AI-telefoonassistent?
Een AI-telefoonassistent, ook wel AI-receptionist of virtuele receptionist genoemd, neemt op als jij in de zaal staat en voert het gesprek zoals een collega dat zou doen. Joep, de AI-telefoonassistent voor restaurants, vraagt één ding per keer: naam, datum en tijd, aantal personen, lunch, borrel of diner, en allergieën of bijzonderheden. Hij vat samen, vraagt om akkoord en legt dan pas vast. De gast krijgt een bevestiging per e-mail.
- Kent je openingstijden en keukentijden: vraagt een gast om een diner om drie uur, dan stelt Joep zelf een tijd voor die wel kan.
- Neemt meerdere gesprekken tegelijk aan, dus op een volle vrijdagavond hoort niemand een bezettoon.
- Volgt je huisregels: vanaf tien personen hoort er een menukeuze bij en neemt een collega contact op; wijzigen of annuleren doet Joep zelf, of hij verwijst naar jullie mail als jij dat liever hebt.
- Zegt bij elk gesprek dat hij een AI-assistent is, zoals de EU AI Act voorschrijft.
- Spreekt Nederlands en Engels; Duits en Frans op aanvraag.
Een AI-telefoonassistent is geen reserveringssysteem: Joep maakt geen tafelplanning en zet geen boekingsknop op je site. Hij doet het deel dat een systeem niet kan: de telefoon.
Hoe kun je telefonische reserveringen automatiseren?
Wie de telefoon tijdens de service niet meer zelf kan opnemen, heeft drie manieren om dat te regelen. Ze verschillen in wat er met de beller gebeurt.
| Manier | Wie neemt op | Wat er met de reservering gebeurt | Kosten |
|---|---|---|---|
| Bandje of keuzemenu | Wie neemt op: Niemand; de beller hoort een boodschap | Wat er met de reservering gebeurt: De gast moet alsnog online boeken, of belt later terug | Kosten: Vaak inbegrepen bij het reserveringssysteem |
| Telefoniste of antwoordservice | Wie neemt op: Een mens, in de uren die je afspreekt | Wat er met de reservering gebeurt: Een notitie of een mail die jij zelf verwerkt en terugbelt | Kosten: Loon per uur, of per gesprek of per minuut |
| AI-telefoonassistent | Wie neemt op: De assistent, altijd, ook meerdere bellers tegelijk | Wat er met de reservering gebeurt: Vastgelegd en bevestigd voordat jij ernaar kijkt | Kosten: Een vast bedrag per maand |
Het verschil tussen de tweede en de derde staat uitgebreider op Joep vergeleken met een telefoniste en een antwoordservice.
Wanneer heb je welke nodig?
- De meeste gasten boeken online en de telefoon is rustig: een reserveringssysteem is genoeg. Zet een bandje op het nummer dat naar de online boeking verwijst, en neem zelf op als het kan.
- De telefoon gaat vooral tijdens de service, en je hebt geen tafelplanning nodig omdat je de bezetting in je hoofd of in een agenda hebt: een AI-telefoonassistent. Joep legt de reservering vast en jij blijft bij je gasten.
- Veel online boekingen én een telefoon die blijft gaan: allebei. Het systeem beheert de tafels, de assistent neemt op. Hoe de twee samenwerken, spreken we bij de inrichting af.
De vraag die het beslist: hoeveel reserveringen komen er per week binnen via de telefoon, en hoeveel daarvan mis je nu? Een gemiste reservering tijdens de service is een tafel die leeg blijft, of een gast die naar de buren belt.
Wat kosten een reserveringssysteem en een AI-telefoonassistent?
Joep kost €100 per maand, zonder kosten per gesprek, maandelijks opzegbaar; een jaar vooruit is €1.080. Er zijn geen installatiekosten: wij stellen Joep kosteloos samen met jou in, met je openingstijden en keukentijden, je menu’s en arrangementen, de mailadressen voor wijzigingen en sollicitaties, en je reserveringen.
Een reserveringssysteem rekent meestal een maandbedrag, soms met een bedrag per boeking; de prijs verschilt per aanbieder. Een antwoordservice rekent doorgaans per gesprek of per minuut, een telefoniste kost loon per uur. Reken voor jouw zaak uit wat een maand aan telefonische reserveringen je nu kost aan tijd in de zaal, en wat een gemiste reservering kost aan omzet.
Hoe werkt Joep naast je reserveringssysteem?
Bij de inrichting spreken we af waar Joep een reservering neerzet en wat hij doet met wat hij niet mag beslissen. Joep vat elke reservering samen, legt hem vast zoals afgesproken en stuurt de gast een bevestiging per e-mail. Een groep vanaf tien personen, een vraag buiten de regels of een gast die een collega wil spreken, geeft hij aan jou door. Je houdt je eigen telefoonnummer: je schakelt het door naar Joep, in een paar minuten bij je telefoonaanbieder.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een reserveringssysteem en een AI-telefoonassistent?
Een reserveringssysteem is software waarin gasten zelf online boeken en waarin jij je tafels plant. Een AI-telefoonassistent is een dienst die de telefoon opneemt en de reservering in een gesprek vastlegt. Het systeem regelt het online verkeer, de assistent het telefoonverkeer.
Vervangt een AI-telefoonassistent mijn reserveringssysteem?
Nee. Een reserveringssysteem beheert je tafels en laat gasten online boeken; een AI-telefoonassistent neemt de telefoon op en legt de reservering vast. Heb je beide nodig, dan werken ze naast elkaar.
Werkt Joep samen met mijn reserveringssysteem?
Dat bespreken we bij de inrichting: Joep legt reserveringen vast zoals we met jou afspreken, en de gast krijgt de bevestiging per e-mail. Wat daarbij kan, hangt af van je systeem. Plan een gesprek, dan kijken we naar jouw situatie.
Wat doet Joep als de keuken dicht is of de tijd vol zit?
Joep kent je openingstijden en keukentijden en stelt zelf een passend tijdstip voor. Is een tijd vol, dan noemt hij de alternatieven. Hij legt nooit iets vast buiten de tijden die jij hebt ingesteld.
Hoort een gast dat hij met een AI praat?
Ja. Joep zegt bij elk gesprek dat hij een AI-assistent is, zoals de EU AI Act voorschrijft. Hij praat in gewone zinnen en stelt één vraag per keer; je kiest zelf of hij formeel, neutraal of informeel klinkt.